Monien taloyhtiöiden yhteiset alueet – kuten piha-alueet, pysäköintialueet ja tekniset tilat – on perinteisesti hoidettu hoitokuntien kautta. Hoitokunta koostuu useista taloyhtiöistä, joilla on yhteisiä alueita ja rakenteita, ja jotka jakavat niihin liittyvät kustannukset yhteisesti sovituin periaattein.
Viime vuosina hoitokuntien toimintaa on kuitenkin jouduttu arvioimaan uudelleen, sillä pankit ovat alkaneet vaatia hoitokuntien yhtiöittämistä ennen kuin ne myöntävät uusia pankkitilejä tai jatkavat olemassa olevia pankkipalveluita. Tämä muutos on herättänyt paljon kysymyksiä niin isännöitsijöiden kuin taloyhtiöiden hallitustenkin keskuudessa.
Mikä hoitokunta on ja miten se toimii?
Hoitokunta on usean taloyhtiön välinen yhteistoimintaelin, joka perustuu yhteisjärjestelysopimuksiin ja hallinnanjakosopimuksiin. Sopimuksilla määritellään, miten yhteisiä alueita, kuten kulkuväyliä, leikkipaikkoja, pysäköintialueita tai teknisiä järjestelmiä, hoidetaan ja miten niiden kustannukset jaetaan osapuolten kesken.
Hoitokunnalla on usein käytössään yhteinen pankkitili, josta maksetaan yhteisiä kuluja, kuten kunnossapitoa, lumitöitä ja sähköä. Jokainen mukana oleva taloyhtiö maksaa hoitokunnalle ennakkoon vastikkeita, joilla katetaan sen osuus yhteisistä menoista.
Tämä malli on toiminut pitkään käytännöllisenä ja joustavana ratkaisuna, mutta pankkien kiristyneet vaatimukset ovat muuttaneet tilannetta merkittävästi.
Pankkien vaatimus yhtiöittämisestä
Pankit ovat viime vuosina alkaneet edellyttää, että hoitokunnilla on oikeushenkilön asema, jotta niille voidaan avata tai ylläpitää pankkitilejä. Tämä johtuu ennen kaikkea rahanpesun estämistä koskevista säädöksistä sekä pankkien omista riskienhallintaperiaatteista.
Koska hoitokunta ei itsessään ole rekisteröity yhteisö – vaan sopimusperusteinen yhteistyöelin – pankki ei voi tunnistaa sitä yksiselitteisesti asiakkaaksi. Tästä syystä pankit ovat alkaneet vaatia, että hoitokunnan varojen hallinta siirretään erilliseen yhtiöön, joka voidaan rekisteröidä kaupparekisteriin.
Tällainen yhtiömuotoinen ratkaisu tekee varojen hallinnasta pankin näkökulmasta läpinäkyvämpää ja vähentää hallinnollisia riskejä, mutta samalla se tuo mukanaan uusia käytännön ja oikeudellisia kysymyksiä.
Mitä yhtiöittäminen tarkoittaa käytännössä?
Hoitokunnan yhtiöittäminen tarkoittaa käytännössä sitä, että yhteisiä asioita hoitamaan perustetaan esimerkiksi osakeyhtiö tai asunto-osakeyhtiöiden yhteinen kiinteistöosakeyhtiö.
Tällöin:
- hoitokunnan nykyinen pankkitili ja varat siirretään uudelle yhtiölle
- yhteisjärjestely- ja hallinnanjakosopimukset päivitetään siten, että ne viittaavat uuteen yhtiömuotoiseen toimijaan
- päätetään yhtiön omistusosuuksista ja äänivallasta sopimusten mukaisesti
- määritellään, kuka vastaa yhtiön hallinnosta ja taloudesta
Yhtiömuotoinen toiminta tuo myös hallinnollista selkeyttä: varat, velvoitteet ja päätökset kirjataan yhtiön kirjanpitoon, ja vastuut voidaan todentaa selkeämmin.
Mitä riskejä ja hyötyjä yhtiöittäminen tuo?
Yhtiöittäminen helpottaa pankkiasiointia ja varmistaa sen, että yhteisten alueiden hoito voi jatkua ilman keskeytyksiä. Se myös vähentää henkilökohtaisia vastuuriskejä hoitokunnan jäsenten osalta, koska toiminta siirtyy rekisteröidyn yhtiön vastuulle.
Toisaalta prosessi vaatii huolellista valmistelua ja sopimusten päivittämistä, sillä vanhat yhteisjärjestelysopimukset eivät välttämättä sovellu suoraan uuteen yhtiörakenteeseen. Lisäksi päätöksenteko yhtiöittämisestä voi edellyttää kaikkien osapuolten hyväksyntää, mikä saattaa hidastaa prosessia.
Juridisesti on tärkeää varmistaa, että:
- vastuut ja kustannustenjaot säilyvät ennallaan
- yhtiömuotoinen toiminta ei muuta aiempia omistus- tai käyttöoikeuksia
- pankkisuhteiden ja sopimusten siirrot tehdään oikein ja dokumentoidusti
Asianajajan rooli hoitokunnan yhtiöittämisessä
Hoitokunnan yhtiöittäminen ei ole pelkkä hallinnollinen toimenpide, vaan se edellyttää sopimusten, vastuusuhteiden ja pankkijärjestelyjen tarkkaa läpikäyntiä.
Asianajotoimisto Legistum Oy auttaa hoitokuntia ja taloyhtiöitä:
- arvioimaan, onko yhtiöittäminen tarpeen tai milloin se kannattaa tehdä
- laatimaan ja päivittämään yhteisjärjestely- ja hallinnanjakosopimukset
- perustamaan yhtiön ja siirtämään hoitokunnan varat ja sopimukset sen nimiin
- varmistamaan, että yhtiö täyttää pankkien ja viranomaisten vaatimukset
Huolellisesti suunniteltu yhtiöittäminen turvaa yhteisten alueiden hallinnan ja vähentää riskejä tulevaisuudessa.
Yhteenveto
Hoitokuntien yhtiöittäminen on noussut ajankohtaiseksi pankkien vaatimusten myötä, mutta samalla se tarjoaa mahdollisuuden selkeyttää yhteisten alueiden hallintaa ja vastuuta. Prosessi kannattaa toteuttaa suunnitelmallisesti ja juridisesti oikein, jotta yhteistoiminta jatkuu sujuvasti ja turvallisesti.
Jos hoitokuntanne on tilanteessa, jossa pankki edellyttää yhtiöittämistä tai sopimusten päivittämistä, ota yhteyttä Asianajotoimisto Legistum Oy:hyn. Autamme varmistamaan, että yhtiöittäminen tehdään oikein ja että hoitokunnan toiminta voi jatkua häiriöttä.