Taustaa
Neuvotteluiden ja lakisääteisten kokousten järjestäminen etänä tuli erityisen ajankohtaiseksi koronaviruksen aiheuttamien kokoontumisrajoitusten vuoksi. Esimerkiksi yhtiökokousten, yhdistysten kokousten ja YT-menettelyiden toteuttaminen etänä on yleistynyt. Etäneuvotteluiden järjestämisessä nousee esiin muutamia käytännön kysymyksiä. Näitä asioita voivat olla esimerkiksi, miten varmennetaan oikeiden osallistujien läsnäolo ja kaikkien puheoikeuden käyttämismahdollisuus. Myös äänestysten luotettava järjestäminen esimerkiksi yhtiökokouksissa olisi mahdollistettava. Edelleen on huomioitava tietosuoja, liike- ja ammattisalaisuudet ja tietoturva ylipäätään.
Etäneuvottelutilanteet
Etäneuvottelutilanteita on lukuisia. Etäneuvotteluita voivat olla muun muassa sopimusneuvottelut, asiakastapaamiset, oikeudelliset menettelyt, kuten välimiesmenettely, YT-neuvottelu, yhtiökokoukset, yhdistysten kokoukset ja asiakirjojen laadintatilaisuudet ja asiakirjojen vahvistaminen allekirjoituksin.
Sopimusneuvottelut sisältävät usein liike- ja ammattisalaisuuksia sekä henkilötietoja. Sopimusneuvotteluissa on usein tarve jakaa useille ihmisille tai ryhmille asiakirjoja sekä mahdollistaa niiden reaaliaikainen kommentointi. Välimiesmenettely on puolestaan kokonaisuudessaan ei julkinen.
Yhtiökokouksissa erityisongelmana on äänestäminen. Suljettu lippuäänestys voi olla hankalaa järjestää etäyhteyksien avulla. Erityisesti hallituksen jäsenten valinta suljetulla äänestyksellä on usein suotavaa. Samoin äänestysmenettely, jossa valitaan yksi tai useampi ehdokas yhdenaikaisesti (kuten juuri hallituksen valinta) voi olla hankalasti järjestettävissä.
Usein on tarpeellista varmistaa, ettei kokoukseen osallistu ketään ulkopuolista. Tällaisesta varmistuminen on erityisen ongelmallista etäkokousympäristössä, koska sen tarkastaminen, että etäyhteyden toisessa päässä ei ole ketään kuvan ulkopuolella, on käytännössä mahdotonta. Tähän ainoa toimiva keino on pyytää jokaiselta osallistujalta allekirjoitettu sitoumus, että kokoukseen ei osallistu ylimääräisiä henkilöitä. Tähän voidaan käyttää muun muassa sähköisen allekirjoituksen mahdollistavaa järjestelmää. Tietyissä tapauksissa, kuten todistajan kuuleminen välimiesmenettelyssä, tulisi kyetä varmistamaan, että todistaja ei käytä valmiiksi kirjoitettua lausumaa tai muita ”ohjeita”. Etämenettelyssä tämäkin on haasteellista.
Suurin osa etäkokouksiin käytetyistä ohjelmistoista on tehty neuvottelukäyttöön, mutta varsinaiseen kokouskäyttöön ne ovat osittain puutteellisia tai sisältävät rajoitteita, joiden johdosta tarvitaan erillisiä lisäominaisuuksia tai ohjelmia.
Etäkokousten tietoturvallisuus
Yleensä etäkokoukseen voi liittyä ainoastaan henkilö, jolle kutsu on lähetetty esimerkiksi sähköpostilla. Tämä ei kuitenkaan poista sitä mahdollisuutta, että kokoukseen osallistuisikin joku muu, esimerkiksi kirjautumalla toisen käyttäjän sähköpostiin. Tästä syystä, lisävarmistuksena kokoukseen liittyjän henkilöllisyydestä voidaan käyttää esimerkiksi tekstiviestillä tai postitse lähetettävää tunnistetta tai molempia. Esimerkiksi yhtiökokouksissa isännöitsijä tai asunto-osakeyhtiön hallituksenpuheenjohtaja voi tekstiviestillä lähettää koodin, jonka kokoukseen osallistuja ilmoittaa liittyessään. Näin saadaan niin sanottu kaksinkertainen varmuus siitä, että osallistujan todellakin on sama henkilö kuin kutsuttu.
Ulkopuolinen voi olla myös läsnä etäyhteyden päässä kuvan ulkopuolella ilman että järjestäjä voi tätä havaita. Tätä varten esimerkiksi erillisen osallistujan antaman sitoumuksen käyttäminen voi olla perusteltua.
Teknisillä ratkaisuilla on mahdollista järjestää onnistunut ja lakisääteinen kokous, eivätkä niiden hankintakulut ole kovinkaan suuret, joskaan ilmaisiakaan ne eivät ole. Etäkokousten onnistunut järjestäminen onnistuu suunnittelemalla kokoukset hyvin etukäteen etäkokouskäytännöt huomioon ottaen. Esimerkiksi tunnistautuminen voidaan järjestää useita teknologioita ristiin käyttäen, jolloin saadaan vahvaa pankkitunnistautumista vastaava suoja väärinkäytöksiä vastaan. Myös suljetun äänestyksen järjestäminen on mahdollista esimerkiksi Teamsissa käyttäen forms työkaluja. Sujuvan ja riittävät ominaisuudet takaavan kokouksen järjestäminen edellyttää etukäteissuunnittelua ja erilaisten ohjelmistojen käyttöönottoa.
Etäkokoukset ovat usein aikaa ja kuluja säästäviä, mutta niihin liittyy edelleen rajoitteita, joista johtuen varsinkin korostetun arkaluontoisia tietoja sisältävissä neuvotteluissa, joissa tieto ja siksi myös osallistujat pitää saada rajattua mahdollisimman tehokkaasti, perinteinen kasvokkain neuvottelu on edelleen perusteltu menettelytapa.